浅论基层审计档案管理面临的问题及建议

审计档案是审计活动中形成的审计报告、审计工作底稿、证明材料及其它需要存储的文件资料依据分类规则收集、整理、登记和汇总而形成的一个完整的审计案卷。它真实收录了从审前调查到出具审计报告的整个工作流程，完整反映了每个审计问题的发现、核查、定性及最终写入审计报告的全过程。审计档案不仅是审计活动的真实记录，也是考查审计工作成绩、研究审计历史的依据，同时审计档案也为巡视巡察、组织人事、经济决策等提供可靠的经验与依据。做好审计档案管理工作是规范档案、提升审计工作质量的保障。

笔者作为基层审计机关的一名从事档案工作的人员，结合自身工作情况以及对其他审计机关调研，对目前基层审计档案管理所面临的问题进行了分析并提出建议。

一、基层审计档案管理面临的问题

（一）对档案管理工作的认识不够。在日益繁重的审计任务之下，基层审计机关普遍存在重审计项目实施，轻审计档案管理现象。如审计人员完成审计业务之后，对审计档案的管理的重视度就不够，出现整理不规范、未按时整理档案、交接档案不及时等问题。在参与评审优秀审计项目时，会出现补充项目资料，重新整理审计档案等现象。

（二）档案管理人员的专业性不够。基层审计机关，人少事多的矛盾较为突出。以我市审计机关为例，按照最新的数据统计，全市各级审计机关在编人员共118人，各县区审计机关多则20人，少则3、4人，且无一人是档案专业，档案管理人员多为兼职。在处理其他岗位工作的同时，要兼顾着档案的整理、录入、装订、上架以及日常借阅，难免会有疏漏，另一方面兼职人员在理论基础和操作实践上有不足。

（三）档案存储条件存在局限性。目前我市8个县区审计机关，只有一个县审计局是独立办公场所，且有面积相对较大的档案室。其他各县区审计机关的档案室存储空间有限。随着审计监督作用的不断彰显，审计项目资料也越来越多，审计档案也逐年增加，每个项目少则2、3卷，多的会有十几卷，甚至几十卷。存储局限性与档案数量的矛盾日渐凸显。

（四）审计档案利用机制有待完善。审计档案的利用是体现档案资料作用的最大。在利用的过程中基层审计机关还存在审批手续不全、借阅档案登记不全、复印不规范等问题，缺少一套完整有效的利用机制。

二、推动基层审计档案管理提升的建议

（一）完善审计档案管理的机制和制度。一是严格执行《审计机关审计档案管理规定》《安徽省审计机关审计档案管理规定》的文件要求，特别要落实好文件材料归档范围、档案保管期限、审计档案文件材料排列顺序以及移交审计档案时间等规定；二是结合本地区的工作实际，建立符合自身需求的工作机制，建立审计业务人员与档案管理人员共同参与审计档案管理的机制，明确档案移交前和移交后的各方职责；三是要探索建立审计档案利用机制。区分好系统内和系统外借阅审批流程，纸质档案与电子档案的管理方式；四是严格执行相关保密制度，对涉密文件及工作秘密文件档案要加强管理。

2.提高各级审计机关对档案工作的重视。一是加强党对审计工作的领导，认真学习贯彻习近平总书记对档案工作重要批示，将档案的法律法规作为中心组学习内容之一，深刻认识档案工作对于审计业务的重要性。二是紧紧抓住目标考核这个“牛鼻子”，将档案管理工作作为年度目标考核的内容之一，压实工作责任。结合目标考核的工作细则，落实好对局机关和县区审计局审计档案管理工作的考核。以日常工作为主，监督检查为辅，确保档案管理工作不走样、不变质。

（三）推动档案数字化工作的开展。根据《“十四五”全国档案事业发展规划》中的文件要求，到2025年“档案信息化建设再上新台阶”。基层审计机关要解决好档案工作中人员不足，专业性不强以及档案库房紧张等问题，迫切需要开展审计档案数字化工作。基层审计机关可根据自身的档案数量以及办公经费状况，通过购买服务或联系地区档案管理部门协作的方式开展档案数字化工作，不仅可以极大地提高档案查询效率，缩短档案整理时间，也有助于对纸质档案原件的保护，提升审计档案标准化和模式化的水平，促进审计档案管理工作的高质量发展。

三、目前我局档案管理工作上的做法

（一）强化档案管理工作的重要性。一是加强党对档案管理的领导，根据人员变化，及时调整局档案工作领导小组，设置档案管理网格图，确保每个科室都有档案管理人员。同时将习近平总书记对档案工作重要批示以及档案的法律法规作为党组和中心组学习的重要内容，不断提升理论水平。二是将档案工作纳入年度目标考核，落细落实考核指标，加强对各县区和各科室档案工作的督查，做到有计划，有部署，有落实，有结果。

（二）常态化开展档案数字化工作。档案数字化推行以来，我局积极与省审计厅、市档案馆、其他地市的审计机关沟通交流相关工作，并于2019年和2021年两次开展了档案数字化工作，实现了对2002-2020年审计业务档案共计1100余卷、15万页的数字化工作，也是在全省较早开展数字化工作的地市审计机关。同时我局还对疫情防控以及扶贫资金等专项审计项目资料开展数字化工作并单独存档。审计档案数字化工作已成为我局常态化开展的工作之一。

（三）做好安全保密工作。在信息化环境下，安全保密工作是档案的重中之重。结合我市开展的保密工作，淮南市审计局也陆续认真开展了“图文识别”“涉密档案数字化外包服务”等自查工作，并与相关第三方签订了保密承诺书，建立了《档案保密责任制》。与相关科室共同对全局各部门进行风险排查，守住硬件关，把好“软件”门，保障存储设备、网络设备等硬件设施的安全环境，提高人员对档案安全的保密意识，堵住安全漏洞。