寿县审计局：巧用Excel函数进行简单数据比对分析

SQL 、Oracle数据库等都是审计中常用的数据筛选分析工具，但对于部分非计算机专业或未参加过计算机审计培训的审计人员，想要熟练的掌握使用这些数据库进行数据筛选分析，仍有一定的难度。为了方便审计人员进行数据审计，下面将介绍Excel中的两种函数，可以简单的对一些小型数据比对分析。

一、使用工具和适用范围

使用工具：Excel表格。

适用范围：少量表格数据，使用单个关键条件，一对一进行比对。

二、具体操作

（一）准备工作

1. 在“Sheet1”放上数据一（表1）， 在“Sheet2”放上数据二（表2）。

2.先去掉（表1和表2）空格，避免比对错误：点击开始→查找和选择→替换→在“查找内容处”按一下空格键→点击“全部替换”(两个表格都要操作)。当完全去掉空格时，会出现下图：

（二）使用VLOOKUP函数。

1.在需要比对数据（表2）的右边空白处，点击公式—fx(插入函数)，选中VLOOKUP(如果常用函数中找不到请选择“全部”)如下图：

2.点击确定。弹出函数参数窗口：

①第一行选中（表2）要比对的一列身份证号码(以身份证号码为例)；

②第二行选中（表1）要一起比对的身份证号码；

③第三行填“1”；

④第四行填“0”；

如下图:

3.点击确定。出现“N/A”(表示在另外一个Excel表格中不存在)或一串同样的身份证号码(也就是两边存在这个号码)。然后将鼠标移到结果“N/A”或身份证号码的表格右下角，当变成实心“十”字时，双击左键即可显示下面所有数据的比对结果。如下图:

4.点击筛选。取消“N/A”选项，所得结果为与表1相同身份证号的表2中的具体数据。如下图:

（三）使用COUNTIF函数。

1.在需要比对数据（表2）的右边空白处，对应的单元格中输入“=IF(COUNTIF（））”，如下图：

2.将鼠标放在“=IF(COUNTIF（））”中间的小括号中，点击表1，在出现的表1界面中选中所需要进行比对的单元格的数据（以身份证号码为例），即“=IF(COUNTIF(表1!D$3:D1574))”【“D$3”表示从D3开始锁定】，如下图：

3.回到表2的公式，在后面输入逗号，然后在逗号后面输入需要比对数据的单元格以及逗号，包含与不包含，即

输入“=IF(COUNTIF(表1!D$3:D1574,D3&"*"),"包含","不包含")”【上述,""等符号均是在大写或英文输入法格式下输入；且因为COUNTIF函数只判断前15位，故使用&"*"表示连字符在原有基础上连接通配符】，如下图：

4.按回车，显示为包含的表示表2中的数据是表1中的，显示为不包含的就不是，再从这一行拉下填充，全部数据就可筛选完毕。

5.点击筛选。取消“不包含”选项，所得结果为与表1相同身份证号的表2中的具体数据。如下图: